LA INTRANET E LA SUA EVOLUZIONE
Prima di tutto facciamo chiarezza su che cos’è una Intranet, e come il significato del termine si è trasformato nel corso del tempo.
In ambito informatico con il termine Intranet si intende una rete aziendale privata a uso esclusivamente interno (spesso completamente isolata dalla rete internet esterna) che permette di condividere informazioni e file tra dipendenti.
Inizialmente l’Intranet aveva un ruolo semplice, una sorta di archivio di dati aziendali e informazioni utili localizzate in un unico portale centrale.
Il concetto di collaborazione, a questo proposito, è piuttosto recente: l’avvento dei social network e la massiva diffusione degli smartphone hanno trasformato drasticamente la nostra vita privata e, inevitabilmente, anche quella professionale, portando nuovi modi di interagire con le persone e le informazioni.
Il termine Intranet ha così assunto una forma diversa e più ampia: non più solo un sito web statico dove prendere visione dei documenti aziendali, ma un canale di comunicazione e collaborazione che combina insieme le migliori funzionalità per aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro, con il risultato di impattare in maniera positiva sulla propria organizzazione e sull’efficienza lavorativa.
I 5 PROPOSITI DELLA INTRANET
Secondo James Robertson, uno dei migliori esperti al mondo sull’argomento e autore di diversi libri, l’intranet dovrebbe avere questi 5 propositi:
Contenuto e comunicazione sono i principi fondamentali di un luogo centralizzato dove poter raccogliere tutte le informazioni e avere a disposizione un canale di comunicazione efficiente.
La Intranet può essere un ambiente dove implementare alcune attività che possano essere utili a tutti i colleghi o all’intera organizzazione per gestire, ad esempio, la parte amministrativa o i processi di business.
È importante anche introdurre gli strumenti giusti per permettere la collaborazione reciproca e per supportare nuovi e più innovativi modi di gestire il lavoro, anche da remoto.
Infine, l’ultimo principio riguarda la cultura: la Intranet può essere un veicolo per incrementare la consapevolezza e la cultura aziendale.
Tutti questi punti insieme ci aiutano a definire la strategia più opportuna per sviluppare una Intranet ad hoc.
FACCIAMO IL LIFTING ALLA NOSTRA INTRANET: UX AL LAVORO!
Interlogica già da tempo possiede una propria Intranet, nata dal lavoro di volenterosi developer. Questo spazio web garantisce un accesso veloce ai principali tool (nel nostro caso Confluence e Jira), di monitorare le presenze giornaliere registrate tramite badge personale, di accedere a una rubrica con i contatti di tutta l’azienda, e così via.
I tempi però corrono, l’azienda cresce e le esigenze cambiano.
È quindi giunto il momento per noi di prendere in mano la situazione e dare una svolta alla nostra “vecchietta”!
Ci rimbocchiamo le maniche e apriamo la cassetta degli attrezzi UX per estrarre gli strumenti utili.
Affinché la Intranet sia veramente funzionale, i fattori più importanti sono:
- semplicità e velocità nell’accedere alle informazioni
- flessibilità per adattarsi alle proprie esigenze lavorative
- collaborazione con il proprio team
- coinvolgimento verso la cultura aziendale
Quali sono però i bisogni primari dei nostri colleghi?
Fortunatamente abbiamo sottomano il nostro bacino di utenza per raccogliere informazioni più dettagliate su bisogni e necessità reali, e individuare di conseguenza le soluzioni ottimali.
Viste le premesse, la scelta di somministrare lo strumento dell’intervista sembra proprio fare al caso nostro.
USER EXPERIENCE – L’INTERVISTA A QUESTIONARIO
In questa particolare situazione, l’intervista a questionario permette di raccogliere velocemente dati quantitativi e, se ben formulato, anche qualitativi.
Ma come strutturarlo?
Prima considerazione: un prodotto esiste già.
Seconda considerazione: questo prodotto è ampiamente utilizzato.
È necessario quindi analizzare attentamente il sistema attuale e produrre una lista delle funzionalità presenti, così da avere un quadro chiaro dello stato di fatto.
Passo successivo è capire quali di queste funzionalità sono realmente utilizzate, in modo da eliminare i rami secchi, o viceversa, e lavorare maggiormente sugli strumenti che hanno maggior potenziale.
È così che la prima parte del questionario prende la forma di un sondaggio per comprendere l’effettivo utilizzo degli strumenti della intranet, anche in base ai vari ruoli aziendali, e quale frequenza di utilizzo hanno questi strumenti.
La seconda parte del questionario, invece, è riservata ad indagare quali nuove funzionalità è utile aggiungere.
Le idee e le esigenze emerse nel corso degli ultimi mesi sono molte, tuttavia per uno UX Designer rimangono tutte ipotesi finché non sono validate con maggiori dati, al fine di comprendere se effettivamente ha un senso svilupparle o meno, e con quale priorità.
Per svolgere correttamente queste interviste, è necessario tenere bene a mente che la prima regola per comprendere cosa gli utenti vogliono è: non chiedere mai agli utenti cosa vogliono. La seconda regola per comprendere cosa gli utenti vogliono è: non chiedere mai agli utenti cosa vogliono.
Immagine tratta dal film “Fight Club” di David Fincher ©FoxMovies
Insomma, il vero obiettivo non è farsi dire dall’utente cosa vuole, ma riuscire a capire di cosa ha bisogno.
Per questo motivo nelle interviste bisogna assolutamente evitare domande dirette e comprendere invece come l’utente svolge il suo lavoro quotidiano – e di conseguenza individuare come la Intranet potrebbe agevolarlo, e grazie a quali strumenti.
Così scopriamo che i servizi esterni hanno bisogno di essere raggiunti con maggiore immediatezza, che la giornata è sempre fitta di impegni e un’integrazione del proprio calendario agevolerebbe l’agenda intasata di riunioni e attività da svolgere; che è importante monitorare le proprie presenze, ma ancora più utile includere una panoramica dei propri giorni di ferie, permessi, ecc.
UNA VISIONE PIÙ AMPIA
Come insegna il buon James Robertson, la visione deve essere ancora più estesa: perché non elevare la nostra Intranet a mezzo per veicolare le informazioni sull’andamento dell’azienda aumentando la consapevolezza e la condivisione con tutti i dipendenti?
Si pensa di conseguenza a una sezione dedicata ai Proof of Concept (PoC), per fornire una dimostrazione dei progetti esterni e interni di Interlogica.
Un risultato dopo l’altro, con le informazioni raccolte si iniziano ad elaborare dei nuovi tasselli utili a comporre questo intricato puzzle chiamato Intranet.
Un altro punto importante è quello di condividere degli indicatori finanziari inerenti l’azienda, sia rispetto agli introiti dei progetti presi in carico, che delle spese sostenute, così da rendere l’aspetto economico del business più trasparente verso le persone e aumentare la loro consapevolezza sul reale andamento dell’azienda.
La possibilità di leggere le notizie e le informazioni interne all’azienda è un altro parametro che emerge come importante e per veicolare al meglio si inizia a valutare l’integrazione con il blog di Interlogica e, se possibile, anche con Workplace (la piattaforma di collaborazione dedicata al mondo enterprise).
Con l’aumento delle persone diventa fondamentale reperire con facilità alcune “informazioni utili”, ed ecco nascere l’idea di una sezione chiamata “People” contenente non solo una lista completa dei dipendenti e dei loro contatti, ma anche un quadro generale della suddivisione dei ruoli in azienda, la composizione e l’interazione tra i vari team.
Dal canto suo, ogni singolo dipendente può accedere alla Intranet per visionare un quadro generico delle proprie presenze, come già accadeva nella versione standard, ma ora in più può avere una panoramica dettagliata con la visione dei giorni di ferie, dei giorni di malattia e delle ore di permesso, dei progetti in cui è coinvolto, ecc.
Ultimo, ma non meno importante, la possibilità di poter tenere sotto controllo l’ammontare del proprio budget formazione con un elenco delle voci di utilizzo: libri, corsi, conferenze e quanto può essere utile ad incrementare le proprie conoscenze professionali.
LA USER INTERFACE: CON UN’IDENTITÀ TUTTA PROPRIA NASCE INTRALOGICA
A questo punto la nostra Intranet ha assunto una visione chiara e un flusso di funzionalità definito, anche se in continuo cambiamento, così come sono le esigenze aziendali.
Perchè non dare quindi un’identità definita a questo progetto?
Il naming è il primo aspetto da prendere in mano. Tadà, nasce INTRALOGICA, un nome semplice ed immediato, partorito dall’unione del termine Intranet con Interlogica.
Per il logo – uno spin-off di quello ufficiale dell’azienda – modifichiamo la parte del nome (da Interlogica a Intralogica) e applichiamo nuovi colori nella parte figurativa. Alla preposizione “intra”, inoltre, diamo maggiore rilevanza con il rinforzo del bold.
La palette di colori cambia rispetto a quella istituzionale di Interlogica, senza comunque discostarsi troppo, virando verso un blu/viola, che ben rappresenta un sentimento di ambizione e creatività.
Dopo aver effettuato uno studio accurato dei trend, al pentolone si aggiungono mano a mano tutti gli ingredienti per arrivare a definire la User Interface: gradienti, ombre, angoli smussati, onde sinuose per dare movimento e dinamicità, proprio come dovrebbe essere una Intranet che si rispetti.
UN PERCORSO IN CONTINUA EVOLUZIONE
In seguito allo studio della User Experience e alla definizione della User Interface, si porta avanti lo sviluppo vero e proprio della nostra Intralogica – un rilascio graduale delle funzionalità prioritizzato in base alla loro importanza e all’effort necessario in termini di implementazione.
Certamente un progetto ambizioso e articolato, il cui progress è in corso di costante aggiornamento, e che richiederà ancora del tempo, un tassello dopo l’altro.
Arrivati al termine dell’articolo, che cos’è e cosa dovrebbe essere quindi la Intranet?
La Intranet è un “pezzo” significativo del “digital puzzle” aziendale, uno strumento gestionale prezioso per aiutare i dipendenti nel loro lavoro, rendere tale la collaborazione e aumentare la consapevolezza aziendale.
E auspico che Intralogica diventi tutto questo per i miei colleghi, e che contribuisca a rendere più semplice e piacevole la loro giornata lavorativa in ufficio.
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