RECRUITMENT: SEMPRE PIÙ STRATEGICO, SEMPRE PIÙ COMPLESSO
L’attività di ricerca e selezione del personale è un’attività di importanza critica per molte aziende.
In un contesto come quello odierno, dove il cambiamento continuo e la forte competizione richiedono alle imprese di ottenere competenze e conoscenze nuove in tempi ristrettissimi, la ricerca di nuovi talenti rappresenta un compito strategico e complesso.
Da un lato le job description affidate ai recruiter sono sempre più dettagliate e le competenze difficili da trovare, dall’altro le candidature arrivano in grandi volumi grazie a portali di annunci e Linkedin, spesso non sono in linea con la posizione ricercata.
Questo comporta un prolungamento della durata dell’attività di screening delle candidature e quindi del time to hire. Il recruiter dedica gran parte del suo tempo ad esaminare e scartare candidature non idonee piuttosto che concentrarsi in attività di maggiore valore aggiunto come l’approfondimento delle candidature più interessanti.
Altre fonti di inefficienza si possono trovare nella gestione delle informazioni e nella difficoltà di condividerle con altri colleghi che lavorano alla selezione, o con “clienti” interni – responsabili dell’area aziendale che hanno richiesto una nuova risorsa – o esterni.
A fronte di questi problemi chi si occupa di ricerca e selezione – HR manager aziendali, società di ricerca e selezione e head hunter – cerca di adottare strumenti che possano consentire di ridurre il time to hire e che possano garantire una gestione più efficiente del processo di selezione nella sua interezza.
Un ruolo fondamentale viene svolto da database o sistemi gestionali usati principalmente per migliorare la ricerca, e l’utilizzo di filtri per scremare le candidature. Molte realtà optano per soluzioni software ancora più complete: i cosiddetti ATS (Applicant Tracking Systems)
COS’È UN ATS
Un ATS è una soluzione software che consente di gestire tutto il processo di selezione: la creazione dell’annuncio, la sua pubblicazione, la ricezione delle candidature, lo screening dei CV la gestione delle informazioni sui candidati e le comunicazioni avvenute con questi.
Un ATS tiene traccia del candidato che ha inviato una candidatura per una posizione dall’inizio alla fine di tutto l’iter di selezione, come fosse un cliente che viene tracciato in un CRM nelle diverse fasi di una pipeline commerciale. Un ATS si può infatti pensare grossomodo come un CRM per i candidati, seppur con le relative peculiarità.
I vantaggi principali che si possono conseguire utilizzando un ATS sono:
- integrazione con tutti i canali di recruiting che ha a disposizione un’azienda,
- efficientamento nella raccolta automatizzata di grandi quantità di candidature, e quindi di profili, e la creazione di un database di candidati da interrogare con filtri avanzati,
- un unico strumento al servizio del recruiter per la gestione della career page e degli altri canali di ricerca, delle fasi di recruiting e della comunicazione verso il candidato.
I risultati attesi dall’utilizzo di un ATS sono quindi:
- riduzione del time to hire attraverso l’efficientamento della fase di screening e la gestione dell’intero workflow di selezione
- la raccolta centralizzata delle candidature e delle informazioni di tutti i candidati
HIREBOP, IL RECRUITMENT SI FA AGILE
Avendo delineato le caratteristiche principali degli ATS nel paragrafo precedente si capisce quanto questi strumenti possano essere utili per automatizzare, velocizzare e rendere più efficiente il recruitment.
Nonostante vadano a migliorare le performance dell’attività di ricerca, non danno di fatto la possibilità di ripensare il processo nella sua interezza rendendolo agile.
In termini di dinamiche di collaborazione, la selezione diventa un task di team diffusi e coordinati, e di modalità di gestione del flusso di lavoro.
Questo è possibile grazie all’ATS sviluppato da Interlogica, Hirebop, che permette ai recruiter di:
- organizzare l’intero workflow di selezione come se fosse un Kanban board,
- gestire tutte le fasi in un team diffuso favorendo la collaborazione anche con persone esterne al team di selezione.
1. WORKFLOW DI SELEZIONE COME KANBAN
All’interno dell’applicazione viene visualizzato un workflow di selezione dove vengono inseriti tutti i candidati nelle diverse fasi dell’iter di selezione (candidati in arrivo, selezionati dopo lo screening, shortlist per il colloquio, ecc.) permettendo una completa tracciabilità.
I candidati possono essere visti come dei task all’interno di un Kanban board da ordinare e da esaminare in una “logica pull” (selezionare i candidati da assumere diventa il driver per effettuare tutte le altre attività precedenti).
In questo caso l’attività di selezione può diventare continua e sistematica.
In sintesi pensare al processo di selezione come un Kanban board che permette sia di visualizzare il flusso di attività nella sua interezza, consentendo la sua misurazione e gestione, che di ridurre il Work-in-Process in ciascuna fase.
2. IL RECRUITING COME ATTIVITÀ DI TEAM (DIFFUSO)
Tutte le informazioni riguardanti una candidatura (inserite dal candidato stesso o dai recruiter) e le comunicazioni avvenute, da e verso il candidato, sono registrate all’internodel suo profilo ( ad es. il thread di email, i video colloqui, le chat..), essendo Hirebop dotato di funzionalità come l’email gateway e la video call integrata. I recruiter hanno quindi accesso a tutte le informazioni necessarie per coordinarsi e lavorare in autonomia nelle fasi di screening e nelle fasi di dialogo e intervista con il candidato.
Un’interfaccia grafica estremamente usabile permette a qualsiasi utente, recruiter e non, di utilizzare tutte le funzioni dell’applicazione, e quindi iniziare a fare attività di selezione senza aver bisogno di una formazione specifica.
Grazie a queste caratteristiche funzionali è possibile costituire dei team di ricerca e selezione diffusi non limitati alle sole figure specializzate in ambito HR, ma anche a quelle figure “tecniche” spesso coinvolte nell’iter di selezione, esperte nella funzione o nell’area relativa alla specifica posizione ricercata.
Così facendo diventa possibile suddividere il carico di lavoro e collaborare tra figure professionali diverse andando a costituire dei veri e propri “team di recruiting”.
È possibile poi estendere i confini del team di recruiting anche a persone esterne all’organizzazione, come ad esempio head hunter o agenzie di ricerca e selezione, in questo caso diventa possibile collaborare direttamente con altri professionisti, condividendo informazioni sull’attività di selezione ed eventualmente monitorando il lavoro altrui.
Tutto ciò abilita il lavoro di un team diffuso e trasversale a funzioni e realtà differenti.
In conclusione tutti questi aspetti possono aiutare a rendere il recruiting un’attività continua e diffusa all’interno di un’intera azienda mantenendo il focus sulle attività a massimo valore aggiunto, in termini di gestione delle priorità e di utilizzo di competenze specifiche nelle diverse fasi della selezione.
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